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Centro de Documentación de Desastres

El presente documento reseña las actividades llevadas a cabo durante los últimos seis meses tanto en el Proyecto La Red, como en el CENDES. Luego de esta reseña se presenta la programación de la siguiente fase.

1. Informe de Avances

Proyecto La Red

Durante los meses de enero a mayo se llevaron a cabo las actividades descritas en la propuesta de trabajo que se alcanzó al programa de Desastres en diciembre último. Las cuatro tareas que se consideraban eran: Asesoría Técnica a otros organismos de La Red; Reforzamiento del trabajo local; Directorio de La Red; Servicios Electrónicos.

ASESORÍA TÉCNICA A OTROS ORGANISMOS DE LA RED

Durante el mes de Enero y Febrero se visitaron tanto el CIESAS (México) y el Centro de Documentación de la OPS (Costa Rica)

A partir de los objetivos de la visita, explicaré brevemente los resultados de la misma:

MEXICO: CIESAS

  1. Conocer la biblioteca del CIESAS y observar los recursos técnicos y humanos con los que cuenta.

  2. La biblioteca del CIESAS cuenta con una Biblioteca con cerca de 18000 volúmenes, de los cuales 16000 se encuentran ingresados en el sistema LOGITEC. Utilizan el esquema de clasificación DEWEY, la lista de Encabezamientos de L. Escamilla y la descripción bibliográfica en MARC. Al decir de ellos mismos, poseen una biblioteca tradicional con catálogos impresos como el medio para ubicar la información. No hacen un trabajo analítico de la información, es decir no hacen analíticas de las publicaciones periódicas, pero si de las que sean ingresadas como monográficas.

    Restricciones presupuestales les impide tener personal especializado procesando la colección. La mayoría tiene una formación técnica en bibliotecología y desconocen la temática de desastres. Las personas que estan un tiempo y se logran especializar estan en condiciones de conseguir un mejor salario y emigran de la institución.

    Cuentan con computadoras y una lectora de CD-ROM. Asimismo tienen una cuenta propia en INTERNET, aunque en este momento esta inoperativa. Las computadoras no estan en RED lo que dificulta el trabajo.

  3. Discutir la confección de una colección especializada sobre Desastres en la biblioteca del CIESAS. (Base de Datos, Descriptores, etc).

  4. Tienen como 300 documentos identificados como parte de lo que sería una colección especializada de Desastres, aunque una revisión de los estantes permitió constatar que existe mucha información que podría formar parte de esa colección pero se encuentra dispersa por entre otros temas.

    Para clasificar el material de desastres es necesario capacitar al personal en este tema.

    Las diferencias de la clasificación y del formato de registro nos obligaron a replantear la propuesta original y a proponer un formato de intercambio de información que incluyera determinados campos obligatorios para las instituciones miembro de nuestro sistema. Este planteamiento da libertad a las instituciones para llevar su biblioteca o Centro de Documentación de la manera mas adecuada a su realidad (por ejemplo en MEXICO el LOGITEC tiene cierta acogida y casi todas las bibliotecas usan MARC para la descripción de los documentos -influencia USA). La restricción que acordamos fue definir un vocabulario común para la descripción temática del item. Este vocabulario debe definirse lo antes posible y con ello asegurar una recuperación uniforme de la información en cualquiera de los nodos.

    En base a esta propuesta conversamos con la directora del CIESAS quién se comprometió a apoyar este trabajo con recursos. Por lo pronto ya comprometió la participación de una Becaria para la recolección de la información. Gracias a un convenio logrado con una institución mexicana el CIESAS contará con los recursos para montar la colección de Desastres.

  5. Elaborar un plan de trabajo que nos permita hacia la proxima reunión de La Red (Mayo), contar con un sistema básico de intercambio de información entre OPS-CIESAS-ITDG y OSSO.

  6. Dejamos todos los elementos como para que una vez designada la persona esta comience el recojo de la información. Es más, logramos establecer contactos con otras instituciones de la región que poseen documentación relativa a desastres y estas se mostraron dispuestas a colaborar. Esta pendiente enviar una comunicación formal a FLACSO-México (Biblioteca) para que nos remita periódicamente sus referencias.

    Esta pendiente también una comunicación oficial a la dirección del CIESAS (una especie de convenio de colaboración) para que se de inicio formal al trabajo.

    En Lima debemos elaborar el formato de intercambio y el software apropiado para que desde México nos puedan enviar sus primeras referencias.

COSTA RICA: CENTRO DE DOCUMENTACION DE DESASTRES DE LA OPS/PED

  1. Conocer el funcionamiento del Centro de Documentación de la OPS.

  2. El CDD es una unidad de difusión de información a la comunidad en general. Su organización y funcionamiento gira en torno a la difusión y provisión de información hacia diferentes tipos de usuarios. Ello origina que no se ponga mucho énfasis en el procesamiento de la información.

    El Centro trabaja bajo la metodología LILACS que difiere en muy poco de la metodología CEPAL. Su clasificación es correlativa y los descriptores que utilizan son los que aparecen en el Tesauro de BIREME. En los últimos meses BIREME autorizó al CDD a crear sus propios descriptores con miras a la creación de un tesauro específico sobre Desastres Naturales. Desconocemos a la fecha el avance en dicha materia.

    En la actualidad el Centro cuenta con tres bibliotecarias y dos asistentes. Una de las bibliotecarias tiene la función de atender y procesar los pedidos de información con ayuda de uno de los asistentes. Las otras dos, se encargan de clasificar el material, atender correspondencia, ingresar los registros y demas aspectos administrativos. El otro asistente es el responsable ahora de la reproducción del material.

    La coyuntura actual hace que no exista el cargo de Jefe del CDD. Este cargo esta actualmente siendo reemplazado por Helena Molin en todo lo que es representación y diseño de políticas, y por Liliana en todo lo que se refiere al funcionamiento interno. Con la plata de ese puesto es que el Centro pudo contratar al segundo asistente y a la tercera bibliotecaria. No se sabe que ocurrira de aquí a un año.

    Lo que mas llama la atención del CDD es que no es posible encontrar un plan de trabajo para los proximos dos años. Siempre estan como los bomberos sofocando incendios, pero no evitando que se produscan. En términos de información esto significa destinar todos los recursos a clasificar el material atrasado sin pensar que cuando acaben tendrán sobre si otra ruma de libros. No es posible ubicar una linea de expansión ni un plan estratégico. Siempre se esta mencionando que el principal problema es que no saben si dentro de dos meses habrá plata para seguir con el CDD. Es esta carencia de dirección y planificación estratégica que lo que no les permite tomar el liderazgo del trabajo de documentación en America Latina, teniendo un respaldo institucional y facilidades operativas inigualables. Existe una distancia grande entre lo que la OPS sostiene en el discurso oficial y lo que el CDD puede realmente hacer.

  3. Obtener copia de la Base de Datos del Inventario, discutir su distribución y actualización periódica.

  4. Se tiene ya copia de la base de datos y se ha acordado que la misma será colocada en el GOPHER que La Red piensa montar en los próximos meses. Se ha establecido que la actualización la hace el coordinador de esta red de documentación. Dicha actualización se realiza OFF-LINE es decir se tiene que pensar en un sistema que permita recoger datos de quienes deseen mandarlos y añadirlos luego.

    Respecto a la distribución de los directorios impresos se acordó que con el apoyo de Allan, ese directorio sería enviado a todos las personas e instituciones que figuran en el mismo. Dejamos hecha la conversión del directorio en ISIS hacia el directorio en FOXPRO. Se espera que con eso no existan problemas para la distribución del mismo.

  5. Coordinar futuras acciones conjuntas a nivel de documentación e intercambio de información

  6. Por lo señalado, el CDD tiene la voluntad de compartir esfuerzos con otras instituciones siempre y cuando se logre que ese esfuerzo sea financiado y por lo tanto el Centro reciba apoyo financiero.

    Frente a esa actitud surgió la propuesta de elaborar un proyecto que incorpore la creación de MODULO sobre ASPECTOS SOCIALES DE LOS DESASTRES en el CDD. El proyecto debería incorporar todo lo que la implementación de ese modulo implicaría. De ser así, el CDD aceptaría coordinar esta Red de Documentación y supervisar la ejecución de las tareas.

    Desde el punto de vista de La Red, no consideramos prioritario conseguir financiamiento para un organismo multilateral como lo es la OPS. Los esfuerzos de La Red deben estar centrados en consolidar sus propio sistema de documentación y hacer que el CDD, como parte de su trabajo cotidiano participe de la misma.

COLOMBIA: OBSERVATORIO SISMOLOGICO DEL SUR OCCIDENTE (OSSO)

La visita respondió a necesidades concretas que el OSSO tenía respecto de la organización de la información que allí tenían. Se les apoyó durante una semana y la visita terminó con un documento que resume los procedimientos que el OSSO debería adoptar. Tal como están dadas las condiciones se considera que la participación del OSSO en nuestro sistema de documentación esta supeditada a la manera como se operativicen las recomendaciones efectuadas. Si ellas se implementan satisfactoriamente, el OSSO estará en condiciones de brindar a todos las referencias de la documentación que alli tienen. Se adjunta el documento con las recomendaciones (Anexo 1)




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